Аудит фінансового звіту отримувача гранту Brave1

Отримувачі грантів Фонду розвитку інновацій (далі - "Фонд") у межах Грантової програми Brave1 після завершення звітного періоду звітують про використання отриманих коштів.

Розробник зобов’язаний подати Фонду фінансовий звіт за встановленою формою не пізніше ніж через 10 робочих днів після закінчення звітного періоду. Разом зі звітом подаються виписка за грантовим рахунком та документи, що підтверджують фактично понесені витрати.

Для отримувачів грантів у сумі від 4 000 001 грн до 8 000 000 грн включно додатково передбачено обов’язкове подання звіту незалежного аудитора, який підтверджує фінансовий звіт Розробника та має відповідати окремим вимогам Фонду. Ненадання такого звіту є підставою для прийняття Фондом рішення про повернення всієї суми гранту.

Що перевіряє незалежний аудитор

Під час перевірки аудитор надає обґрунтовану впевненість щодо достовірності інформації, наведеної у фінансовому звіті, та правильності його складання відповідно до умов Грантової програми Brave1 і грантового договору.

Зокрема, перевіряються:

відповідність фактичних витрат затвердженому кошторису з урахуванням погоджених змін;
наявність договорів, рахунків, накладних, актів, платіжних документів, банківських виписок та інших документів, що підтверджують витрати;
фактичне здійснення витрат за рахунок коштів гранту та їх зв’язок із реалізацією Розробки;
відсутність заборонених та необґрунтованих витрат;
дотримання встановлених обмежень щодо окремих категорій витрат;
дотримання процедури закупівель за грантові кошти;
правильність відображення придбаних основних засобів та інших операцій, пов’язаних із використанням гранту.

Окрему увагу варто приділити закупівлям. Для закупівель одного виду товарів, робіт або послуг на суму понад 100 000 грн Положення передбачає необхідність надати інформацію щонайменше про три розглянуті пропозиції та обґрунтувати вибір постачальника або виконавця. При цьому всі закупівлі одного виду товару, роботи або послуги в одного постачальника об’єднуються та для застосування порогової суми розглядаються як одна закупівля. Тому вимога може застосовуватися і тоді, коли кожна окрема оплата не перевищує 100 000 грн, але сукупна вартість закупівель одного виду товарів, робіт або послуг в одного постачальника перевищує цей поріг.

Типові помилки при використанні грантових коштів

На практиці під час перевірки фінансових звітів ми регулярно стикаємося з питаннями, яких можна уникнути ще на етапі використання коштів та оформлення документів:

Віднесення всієї заробітної плати директора або іншого працівника на грант без достатнього підтвердження його зайнятості саме в грантовому проєкті. Особливо це потребує обґрунтування, якщо компанія одночасно здійснює іншу діяльність та отримує доходи з інших джерел. Формальна виплата незначної частини заробітної плати за рахунок власних коштів сама по собі не підтверджує правильність розподілу витрат. Витрати, що фінансуються грантом, мають бути пов’язані з реалізацією Розробки та досягненням її цілей.
Включення до грантових витрат зобов’язань зі сплати платежів, які виникли до отримання Гранту.
Відсутність належного підтвердження процедури закупівлі понад 100 000 грн. Поширеною помилкою є відсутність у фінансовому звіті інформації про щонайменше три розглянуті пропозиції або документів, що підтверджують їх отримання та обґрунтовують вибір постачальника. Також слід враховувати, що поріг визначається не окремо за кожним рахунком: закупівлі одного виду товарів, робіт або послуг в одного постачальника підсумовуються. Аудиторські послуги, сплачені з грантових коштів, також потребують відповідного обґрунтування.
Недостатня деталізація виконаних робіт або послуг. Зазначення в акті лише кількості послуг та їх загальної вартості може бути недостатнім для підтвердження обсягу фактично виконаних робіт. Документи мають давати можливість встановити сутність витрат, їх обсяг, одиниці виміру, період виконання та вартість. Якщо послуги оплачуються залежно від витраченого часу, доцільно зазначати кількість годин; в інших випадках - конкретизувати перелік і обсяг виконаних робіт. За потреби деталізацію можна оформити специфікацією, погодженою з виконавцем, з описом виконаних робіт та їх обсягу.
Залучення пов’язаних із Розробником осіб як постачальників робіт або послуг. Особливої уваги потребують випадки, коли послуги надає один з учасників або директор компанії як фізична особа чи ФОП. Положення Brave1 прямо не забороняє такі операції, однак і не містить окремих положень, які б прямо передбачали або регулювали надання послуг такими особами. Тому під час аудиту таким операціям приділяється підвищена увага: оцінюються реальність та обґрунтованість послуг, їх безпосередній зв’язок із реалізацією Розробки, обґрунтованість вартості, належність документального оформлення. Такі операції мають бути належним чином задокументовані та підтверджені достатніми доказами фактичного виконання робіт або надання послуг.

Всі витрати, що фінансуються Фондом, мають бути деталізовані, а первинні документи та платіжні інструкції повинні забезпечувати прозорість, достовірність і відтворюваність кожної фінансової операції.

За результатами перевірки аудитор складає Звіт незалежного аудитора з надання впевненості щодо достовірності та відповідності звіту отримувача гранту Фонду розвитку інновацій. Завдання виконується відповідно до МСЗНВ 3000 та спеціальних вимог Фонду до змісту і оформлення такого звіту.

Вартість аудиторських послуг може бути передбачена кошторисом та оплачена за рахунок коштів гранту. Водночас вона не може перевищувати 5 відсотків загальної суми кошторису.

Аудиторська фірма "Аудитор-Консультант-Юрист" проводить перевірки фінансових звітів отримувачів грантів Фонду розвитку інновацій та готує звіти незалежного аудитора відповідно до вимог Brave1.

Процес надання послуг організовано таким чином:

Отримувач гранту надає нам грантовий договір, затверджений кошторис та основну інформацію щодо проєкту.
Ми визначаємо обсяг перевірки та погоджуємо вартість і строки виконання роботи.
Отримувач гранту надає фінансовий звіт, банківські виписки та документи, що підтверджують понесені витрати.
Ми перевіряємо витрати на відповідність кошторису, умовам грантового договору та вимогам Грантової програми Brave1.
За необхідності надсилаємо запити щодо окремих операцій та отримуємо додаткові документи.
Після завершення перевірки надаємо Звіт незалежного аудитора для подання до Фонду розвитку інновацій.

Рекомендуємо звертатися до аудитора до завершення звітного періоду. Це дає можливість своєчасно організувати перевірку документів і підготувати аудиторський звіт у межах строків, установлених для звітування перед Фондом.